Best Practice

Proximidad y servicio, señas de identidad de Importación Dental reforzadas con Sage

Con Sage 200, Importación Dental atiende con agilidad y eficacia a sus clientes, con información real del negocio

Importación Dental es una empresa con 25 años de experiencia dedicada a la distribución de implantes y ortodoncia a clínicas dentales de todo el territorio nacional. Se caracteriza por la calidad del servicio y la atención cercana a sus clientes, para los que la confianza en su proveedor es lo más importante. Para ello todo su personal está altamente cualificado, de tal manera que los clientes siempre encuentran un interlocutor especializado capaz de resolver cualquier duda o problema.

 

Beneficios clave

  • La solución se adaptó perfectamente al negocio con la ayuda de un Partner cercano y que domina la herramienta.
  • Cuentan con información en tiempo real, siempre disponible y fácil de interpretar.
  • El análisis histórico de ventas les ayuda a predecir necesidades de stock para optimizar las órdenes de fabricación.
  • La implantación en la nube permite escenarios de teletrabajo y la mejor atención al cliente en las visitas comerciales.

 

El desafío: mejorar la labor comercial accediendo a la información necesaria

El sector de la implantología y la ortodoncia se caracteriza por una innovación continua, de tal manera que las clínicas dentales deben ser capaces de ofrecer a sus clientes productos de la más alta calidad.

La amplitud de las referencias gestionadas hace que las clínicas no dispongan habitualmente de abundante stock para atender a sus pacientes, de tal manera que la agilidad y la alta especialización en la distribución se convierten en factores críticos para el éxito. En este sentido, Importación Dental comenzó su proyecto en 1996 para precisamente dar respuesta a esta necesidad de especialización, distinguiéndose de la competencia por disponer de personal formado tanto en implantología como en ortodoncia, con lo que se mejora el servicio, se agilizan trámites y se reducen errores. Pueden servir pedidos con total eficacia en tan solo 24 horas. Distribuyen implantes y artículos de ortodoncia cuya venta conjunta supone un volumen de negocio cercano a los 3 millones de euros, y dan servicio a una cartera de unas 2.500 clínicas de todo el territorio nacional. Disponían de una solución de gestión desarrollada por la empresa, pero necesitaban contar con más información, no solo para controlar mejor la operativa diaria, sino para aportar mejores herramientas a sus 18 empleados, y más concretamente al Departamento de Ventas, haciéndoles más ágiles y resolutivos.

 

Una transición fácil y rápida, con una solución que se adaptó al negocio

La complejidad del negocio estriba en controlar un catálogo de más de 3.000 referencias formado por artículos con muchas medidas, entre diámetros y longitudes. “Es importante disponer de visibilidad y llevar muy bien el stock para evitar problemas de rotura, y también un histórico de ventas de implantes por medidas y longitudes, para precisamente dar órdenes de fabricación de aquellos que más se solicitan”.

Importación Dental tenía muy bien organizados los procesos administrativos, y cuando se pusieron en contacto con Sage todos esos protocolos se pudieron adaptar fácilmente en ambos sentidos: tanto la empresa a la herramienta como esta a las necesidades reales de la organización. “Lo teníamos muy claro, y se adaptaron bastante a nuestros manuales de procedimiento y a nuestra forma real de trabajar”. Decidieron implantar Sage en el año 2017, tras una transición que fue verdaderamente rápida. “Veníamos de un programa a medida con mucho enfoque en la parte contable, pero no tanto para el área comercial. Cuando ya teníamos decidido el cambio, Saqqara nos enseñó la solución de Sage, nos dio muy buenas sensaciones y tomé la decisión en menos de 48 horas”. Los procesos de migración empezaron en octubre-noviembre de 2016, con la correspondiente labor de consultoría y de formación. En enero de 2017 ya estaban todos los departamentos en pleno funcionamiento. “Fue muy fácil, la gente se adaptó muy rápidamente al programa; tuvimos algunas incidencias típicas en el arranque, pero se solucionaron con agilidad”.

 

Acompañados en su día a día desde el principio

La solución Sage 200 está alojada en la nube, y se accede a ella tanto desde las oficinas de la empresa como desde cualquier dispositivo de sus empleados. Y eso les ha permitido adaptarse sin problema a los nuevos escenarios de teletrabajo. La capacidad de personalización de Sage 200 les ha facilitado ir adaptando la solución a sus verdaderas necesidades, tanto de forma autónoma, por ellos mismos, o contratando los servicios del Partner para ampliar o personalizar alguno de los módulos del programa.

“En su momento implantamos algunos módulos adicionales, como el de CRM o el de Activos Fijos para la gestión del inmovilizado y su amortización. Y lo que veo práctico de este sistema modular es que solo debes adquirir el número de licencias que realmente necesitas”.

Durante el primer año tras la implantación, Importación Dental pudo sacarle todo el partido a los servicios de acompañamiento de Saqqara, algo que la directora general valora especialmente: “Cuando te dan la formación parece que te queda todo muy claro, pero luego viene el día a día. Es fundamental disponer de alguien al otro lado del teléfono que inmediatamente te aporte las instrucciones necesarias. Ese servicio ha sido excepcional. Y pasados los años lo mantenemos porque nos da seguridad”.

 

Información de negocio veraz, de calidad y fácil de interpretar

“Incorporamos el módulo de CRM para la gestión de los clientes para que todos los comerciales pudieran llevar en su tablet la información y puedan ver en la visita al cliente las ventas que han tenido, informar sobre el stock real del producto que está solicitando o informarle de cuándo le va a llegar”.

Pensando en el futuro, la directora general comenta que una de las cosas que incorporarán en breve es la automatización del envío de facturas por email a los clientes. Así, cuando se confirme un pedido y salga del almacén, ya se emitirá la factura a un cliente y este la recibirá directamente en su buzón de correo de forma automática. Con la incorporación de nuevas generaciones a las clínicas, acostumbradas ya a las nuevas tecnologías y canales alternativos de comunicación, Cristina Schmidt no duda que eso hará que cambien las maneras de vender y la relación con los clientes. “Eso es el futuro, porque se va a incorporar a las clínicas. Y afortunadamente, vemos que con Sage estaremos preparados para cualquier cambio”.