Best Practice

Heredad de Monteagudo controla al 100 % su trazabilidad con Sage

El vertical de almazaras y envasadoras para Sage 200 de Idesa se ha convertido en la columna vertebral de la gestión de la empresa, ya que le ha permitido integrar todos los procesos en planta. 

Heredad de Monteagudo es una empresa familiar de larga tradición que se dedica a la producción, envasado y comercialización de aceite de oliva. Su facturación anual supera los 6 millones de euros y cuenta con una gran proyección internacional, pues está presente en más de una decena de países.

 

Beneficios clave

  • Información de planta y administración totalmente centralizada e integrada: ha evolucionado a una oficina sin papeles.
  • La trazabilidad está gestionada al 100 % con Sage, que aporta seguridad alimentaria y un control en tiempo real de procesos y costes.
  • El potente análisis de negocio de Sage se complementa con los cuadros de mando y KPI aportados por el vertical de almazaras de Idesa.

El control abarca todas las fases de una almazara: recepción, molturación, transformación, envasado, distribución y venta, y proporciona información en tiempo real y los KPI específicos del negocio.

 

Información en tiempo real

Heredad de Monteagudo, como se ha indicado, es una empresa familiar dedicada a la producción y comercialización de aceite de oliva a escala nacional e internacional, ubicada en el término de Torrenueva (Ciudad Real) en una planta que se construyó en el año 2006, si bien la familia propietaria lleva dedicándose a la producción de aceite de oliva y a la explotación de fincas de olivos desde hace dos generaciones.

Cuenta con una plantilla de más de diez personas que trabajan en unas instalaciones totalmente adaptadas a las más exigentes normas de gestión de calidad, y que disponen de avanzadas herramientas tecnológicas que les facilitan la labor diaria, enfocadas siempre a la mejora continua y a la excelencia en la atención al cliente.

Su principal necesidad era trabajar en tiempo real con la monitorización de datos de producción en planta, así como el control de costes que generan los diferentes procesos de la empresa, desde producción hasta comercialización de sus productos, pasando por la gestión diaria de la compañía.

Era preciso también integrar datos procedentes de diferentes SCADA (Sistema de Supervisión, Control y Adquisición de Datos, del inglés ‘Supervisory Control and Data Adquisition’) ubicados en planta, cuyos datos se recogían periódicamente mediante dispositivos USB. Pero carecían entonces de una información en un repositorio único y siempre actualizado.

“Conocíamos Sage por referencias de otras empresas, pero nunca habíamos trabajado con ellos. Teníamos un programa de gestión más sencillo para almazaras, pero todo se llevaba a cabo por separado y no centralizado en una sola herramienta como lo tenemos ahora”.

 

La automatización de procesos y la integración de sistemas

La empresa conoció el vertical de almazaras desarrollado por Idesa sobre Sage 200 en mayo de 2019. A finales de junio elaboraron un documento completo con los requisitos del proyecto y en octubre comenzó la implantación coincidiendo con la nueva campaña agrícola. Tras las fases de formación y parametrización, comenzaron a trabajar en su día a día con Sage 200.

“No pudimos migrar prácticamente nada, y la información se tuvo que introducir en su totalidad. Fue mucho trabajo, pero ahora estamos muy satisfechos al aprovechar la calidad de la información que Sage nos puede proporcionar”.

Pocos meses después, al 100 % con la nueva herramienta, ya controlaban la gestión diaria, la producción, el análisis del negocio… “Ahora el operario tiene una orden de trabajo generada por Sage, se pone a trabajar directamente sobre las máquinas en planta: producción, bodega, entrada de aceite, salida de aceite, filtrado, envasado… Cuando concluye su trabajo, en el SCADA se genera un fichero que incluye toda la información de procesos. Y esta se pasa automáticamente a Sage”. Posteriormente, Sage 200 procesa toda la información a efectos tanto de trazabilidad como de control económico: unidades, tiempos, producción, costes, márgenes, etc.

“Contamos con un exhaustivo análisis de negocio en finanzas, contabilidad, administración y fabricación, al que se suma el generado específicamente por Idesa para la explotación de almazaras y la producción de aceite. Y además de todo ello, disponemos de informes desarrollados ad hoc para nosotros”.

 

Business Intelligence con KPI específicos para el negocio

Heredad de Monteagudo trabaja bajo el estándar IFS Food e ISO9001, y custodia todos los registros de mantenimiento preventivo, limpiezas, no conformidades… Antes se registraba a mano en planta y ahora todo se ha digitalizado con ISOGESONLINE, una herramienta que automatiza la gestión de calidad en todos los procesos con Sage 200. Para ello recoge directamente la información de la base de datos de Sage (proveedores, clientes, salidas, compras, órdenes de trabajo…) y lo almacena en una gestión documental. “Para una auditoría lo tenemos todo preparado de antemano, y los auditores lo agradecen una barbaridad”.

Adicionalmente, la gestión documental almacena todo lo que acompaña a cada expedición (packing list, certificados de origen, las “sábanas” oficiales de Sanidad, los bill of lading…) para tener centralizado todo por expedición y cliente. También en el apartado de contabilidad analítica y financiera tienen escaneadas todas las facturas. Para ello cuentan con Ubiquo, integrado en Sage, que automatiza un porcentaje altísimo de lectura y mecanización de facturas. “Al cabo de poco tiempo, dependiendo del volumen de facturas, se ha contabilizado todo sin apenas intervención”.

Aprovechando el impulso de Sage 200, en breve lanzarán una nueva web en la que potenciarán la imagen de la empresa, que incluirá la venta online de su línea premium de AOVE MAROS, en un e-commerce integrado con Sage. “Introduciremos algunos productos más, pero como nosotros trabajamos sobre pedido, es complicado tener stock de todas nuestras referencias. Por ello esa venta a cliente final se hará únicamente con algunas de ellas”.

 

Ser 100 % cloud será su siguiente paso, para integrarse con Office 365 y dar mejor servicio a los clientes

“Tener Sage no significa que vayas a comprar o vender más de forma inmediata… Tienes un mayor control de tu empresa, eres mucho más eficiente, todo está más automatizado, la comunicación entre departamentos es mucho más fluida… y todo redunda en poder dedicarle más tiempo a lo que es verdaderamente importante: estar más tiempo con tus clientes”.

En estos momentos, Sage 200 y toda la información que el ERP gestiona reside en un servidor local, dada la imposibilidad real de trabajar en la nube por falta de unas infraestructuras de comunicaciones que posibiliten la transición. Cuando puedan dar el paso a la nube serán capaces de aprovechar toda la integración con Office 365, y mejorarán así el acceso a la información cuando interactúen con los clientes. De hecho, actualmente ya trabajan con el CRM conectado con Sage. “Utilizamos el CRM como herramienta principal para gestionar la relación con nuestros clientes desde que se efectúa el primer contacto. Nos permite realizar campañas, lanzamientos… y conocerles mejor, al gestionar entre otras cosas el histórico de compras. Con el cliente hay que estar en contacto permanente”.