Best Practice

Sage 50cloud permite a Comercial Thermo Binder System la automatización de sus procesos de negocio

La empresa migró de ContaPlus y FacturaPlus a Sage 50cloud para conseguir un mayor control en toda la gestión del proceso de producción.

Comercial Thermo Binder System (TBS) es una empresa especializada en diseño y fabricación de material para la presentación de documentos, que lleva dando servicio a Notarios, Abogados, Registradores de la Propiedad, Procuradores, Médicos, Inmobiliarias, Tasadores… desde 1985.

Su principal especialidad es la fabricación de carpetas para Notarías. Más de 700 despachos profesionales de toda España confían ya la fabricación de sus carpetas, y otro tipo de material de oficina, a TBS.

TBS cuenta con 6 empleados en total. Hay dos personas trabajando en el taller, una persona en el departamento de administración, un comercial y dos socios.

Aunque la empresa tiene casi 40 años de historia, fue hace escasamente 3 años cuando Miguel de la Puente y su socio, Jaime Martí, compraron TBS a su anterior dueño, y le dieron un vuelco importante al proceso de producción.

Automatizaron todo el proceso de producción de las carpetas gracias a la mejora sustancial de la maquinaria que usaban para la fabricación. Con la consecuente mejora también en su servicio de atención al cliente.

Normalmente la producción de las carpetas para este sector se realiza a mano, porque lleva una serie de condicionantes, como la ventana transparente, unos uñeros para sujetar los documentos, el plástico protector de portada y unos plegados especiales. TBS cuenta con esta máquina que lleva a cabo todo el proceso de fabricación, pero ahora de forma automática, siendo una maquina única en el sector de la reprografía.

Pero no solo necesitaban automatizar su proceso de producción. Su proceso de gestión tampoco les acompañaba en sus objetivos. Utilizaban ContaPlus y FacturaPlus para la gestión de la empresa, pero con una solución tan antigua, no podían aprovechar la eficiencia y ventajas de la automatización y controles internos que generan las soluciones de gestión modernas. Fue así como decidieron dar el salto desde ContaPlus y FacturaPlus a Sage 50cloud.

En ese momento, su principal reto fue migrar toda la información de sus sistemas antiguos al nuevo. Y aquí Saqqara, Partner Platinum de Sage, gracias a su experiencia y a la certificación de sus técnicos, garantizó que este proceso fuera lo más fácil y transparente posible, para sacar toda esa información y no perder todo el histórico de gestión.

 

Principales retos

En el momento en que se plantean que es hora de cambiar su sistema de gestión, su prioridad se centra en buscar un partner de tecnología que les ayude en todo el proceso.

TBS tenía por tanto dos retos:

  1. Buscar una solución que controlase todos los procesos de gestión de la empresa, desde la facturación hasta el almacén, pasando por el proceso de producción completo, y que además no fuese una carga económica para la empresa imposible de abordar.
  2. Y, por otro lado, mantener todo el histórico de datos e información de la empresa, atrapado en dos soluciones obsoletas desde hace ya muchos años.

Saqqara jugó un papel clave en el proceso de decisión de pasar todo a Sage 50cloud. Este partner de Sage les ofrecía la confianza y todas las garantías para llevar a cabo el proceso de migración, sin pérdida de datos de sus clientes y de sus procesos de producción.

Con Sage 50cloud cambia también la filosofía de sus operaciones, pues ahora el sistema gestiona todas las operaciones desde un servidor, lo que permite que cada persona desde su puesto de trabajo pueda realizar las operaciones necesarias dentro del sistema.

“Hemos pasado de tener todo centralizado en una persona, a trabajar de forma más dinámica y autónoma”, afirma Miguel.

TBS ha pasado de tener un sistema para facturar, a una solución de gestión mucho más completa y eficiente. Todo el proceso de producción, de pedidos, y el stock se controla con Sage 50cloud.

 

¿Por qué Sage 50cloud?

TBS buscaba una solución que no solo gestionara sus procesos administrativos, sino que también les ayudara a controlar todo el proceso de fabricación de las carpetas. Todo esto, unido al reto de traspasar toda la información de sus antiguos sistemas al nuevo, fue lo que hizo que la empresa, gracias a la ayuda de Saqqara Informática, se decidiera por Sage 50cloud.

Según Miguel de la Puente “Sage 50cloud cubría todas nuestras necesidades en términos de gestión administrativa y de control de la producción. Es una solución muy competitiva en términos de calidad/precio”.

  • En temas de contabilidad, se ha mejorado enormemente en la previsión de cobros y pagos en la gestión de recibos, y se han agilizado otras gestiones como la presentación de impuestos.
  • En el entorno de producción, Sage 50cloud ha supuesto un paso de gigante porque todo el proceso interno se ha automatizado. Desde la creación de referencias de productos, control de costes y márgenes, hasta la gestión automática de los stocks. Según Miguel “ahora tenemos un exhaustivo detalle de los datos de cada cliente, por lo que podemos hacer previsiones de ingresos y gastos muchos más ajustados”.

 

Y de cara a futuro

El objetivo más inmediato es poder trabajar con toda esta información que les proporciona Sage 50cloud sobre sus clientes, para poder hacer previsiones y planes a más largo plazo, que contribuyan a un desarrollo y crecimiento sostenido de la empresa.