Management

La Caja de Eisenhower, un método para aumentar la productividad

La habilidad del presidente norteamericano para gestionar el tiempo, los proyectos y la productividad han llevado a estudiar sus métodos. Esta es su estrategia más conocida.

Si por algo destacó Dwight Eisenhower fue por su capacidad para tomar decisiones estratégicas de forma rápida, una fortaleza que sin duda potenció en su carrera militar, pues llegó a ser general de cinco estrellas del ejército de Estados Unidos antes de ser presidente.

Entre sus hazañas bélicas como Comandante Supremo de las Fuerzas Aliadas en Europa durante la Segunda Guerra Mundial destaca la operación militar del desembarco de Normandía. Tras este, desplegó todas sus habilidades de administración como 34.º presidente de Estados Unidos entre 1953 y 1961.

Su gran capacidad como gestor y en la toma de decisiones fue objeto de estudio y, como resultado, destaca su método, denominado la Caja de Eisenhower. Una forma de afrontar su saturada agenda de trabajo que le permitía exprimir su productividad al máximo.

 

Matriz Eisenhower

 

Lo urgente y lo importante

A menudo en nuestro trabajo estamos bombardeados por correos electrónicos, llamadas, reuniones, presentaciones, etc. Eso nos lleva con frecuencia a un cuello de botella que es difícil de gestionar.

Para Eisenhower: “Lo que es importante pocas veces es urgente y lo que es urgente pocas veces es importante”. La Caja de Eisenhower, también llamada Caja Ike, nos ayuda a saber qué hacer con todo lo que tenemos sobre la mesa, clasificando lo que es urgente y lo que es importante. ¿Cómo? Es sencillo, ya que la Caja es una matriz de colores que refleja dos conceptos: en el eje vertical la importancia de una tarea y en el eje horizontal su urgencia.

De esta forma, tenemos que separar las acciones en cuatro posibilidades y, a partir de ahí, obrar en consecuencia:

  1. Urgente + Importante: las tareas que coloquemos en esta caja son absolutamente prioritarias y las haremos de inmediato.
  2. Importante + No urgente: son tareas importantes, pero que podemos hacer después. Si tenemos tiempo, avanzaremos en ellas antes que en otras de mayor urgencia, las de la siguiente cajita.
  3. Urgente + No importante: son tareas que podemos delegar. Por su urgencia parece que nos reclaman atención, por ello pueden convertirse en un obstáculo para tareas más importantes. Si no podemos delegarlas, las haremos solo después de atender las que están en las dos cajitas anteriores (verdaderamente importantes).
  4. No urgente + No importante: son aquellas tareas que podemos eliminar. Si no queremos descartarlas, podemos hacerlas, pero no deberían ocupar tiempo ni preocupación en nuestra mente y siempre que hayamos cumplido antes con las anteriores.

 

Surgen las apps

Cuando parecía que la Caja de Eisenhower iba a quedar en desuso debido al auge de la tecnología, en 2013 la firma Appfluence lanzó al mercado Priority Matrix, una app que aplicaba por primera vez los principios de IKE. Su éxito fue inmediato.

Tras ella, surgió otra aplicación que hizo posible la personalización y flexibilización de los principios de Eisenhower, llamada Todoist, mucho más intuitiva y que permite la inclusión de archivos adjuntos en tus tareas e integrar numerosos servicios en la nube como Dropbox, Google Drive o Amazon Alexa, entre muchos otros.