Best Practice

Sage 200cloud aporta potencia y energía a las ventas de Profitness Century

Sage 200cloud mejora la trazabilidad, las ventas y la facturación de los pedidos.

Aunque bajo su actual nombre la empresa solo lleva operando poco más de 15 meses, Profitness Century pertenece a un grupo de compañías que se fundó hace veinte años en el sector de la distribución al por mayor de suplementos alimenticios para deportistas y que da empleo a unas 60 personas.

La relación de Profitness Century con Sage se remonta prácticamente a la fundación de este conglomerado de empresas. “La gestoría con la que empezamos a trabajar nos recomendó utilizar Sage FacturaPlus y ContaPlus”, recuerda Silvia Quintas, directora del departamento de Administración de Profitness Century y la segunda persona de más antigüedad en la corporación (después del fundador).

Sin embargo, hace ya tres años que Profitness Century decidió actualizar sus sistemas informáticos y dar el salto a Sage 200c y de ahí a Sage 200cloud, solución que emplea en estos momentos. Fue un cambio motivado fundamentalmente por las necesidades crecientes del negocio. Tras un período de importante crecimiento, la compañía necesitaba tener un “control de la trazabilidad de los productos más sencilla”. Asimismo, Profitness Century decidió también abrir una página web con la que los clientes pudieran comprar sus productos directamente online. Sin embargo, esto también exigía que los pedidos realizados a través de la web estuvieran conectados con la gestión del almacén, de manera que los pedidos y entregas estuvieran siempre actualizados y la gestión del almacén fuera correcta y también se hallara siempre actualizada.

Saqqara ha sido el Partner de Sage encargado de la instalación y puesta a punto de Sage 200cloud en Profitness Century. Según explica Silvia Quintas, si tuviera que poner una nota al Partner, esta sería de un 9 “porque el 10 nunca se pone”, ironiza. Así, Quintas detalla que el servicio y la atención que brinda Saqqara “son muy buenos. Entienden nuestras necesidades y su personal no ayuda mucho con este tema”. Se trata de un soporte que agradece especialmente el informático que trabaja en Profitness Century y al que Saqqara ayuda para gestionar y resolver las incidencias.

El cambio a Sage 200cloud ha sido importante y se ha dejado notar en varias áreas, como en facturación. “Al emplear Sage 200cloud dimos un paso hacia adelante muy grande porque en la forma de gestionar todo es más sencillo”, explica Silvia Quintas, quien también recuerda que no fue complicado dar el salto a esta nueva solución informática.

Así, mientras que antes de la llegada de Sage 200cloud los trabajadores de Profitness Century tenían que registrar los pedidos a mano o grabarlos uno a uno, ahora las tareas son automáticas y mucho más ágiles.

Igualmente, uno de los aspectos que más valora Profitness Century es toda la gestión de la trazabilidad de la mercancía. Silvia Quintas reconoce que esta tarea “no era sencilla de hacer por ser productos alimenticios”, pero con Sage 200cloud ahora resulta más fácil acceder a toda la información de los productos.

 

Optimizando la trazabilidad y los pedidos

Así, por ejemplo, Profitness Century constata que la tramitación de los pedidos es ahora mucho más ágil, tanto a la hora de registrar ese pedido como a la hora de buscar los productos. “Si hay una incidencia con algún lote, gracias a Sage 200cloud es mucho más fácil hacer un seguimiento porque podemos localizar los productos de manera mucho más rápida”, expone como ejemplo esta responsable. Esta trazabilidad también posibilita que Profitness Century pueda poner diferentes precios al mismo producto en función de las caducidades de cada lote. “Se configura a mano para que aparezcan primero los que caducan antes”, explica esta responsable.

Otro ejemplo de mejora es el propio programa, que permite a los usuarios tener varias pestañas abiertas. “Antes no podíamos, por ejemplo, ver la información de un cliente dentro de un documento de pedido. Ahora sí”.

Los pedidos que se tramitan a través de la web también pasan por Sage 200cloud, que facilita la generación de documentos Excel y CSV para aquellos clientes que piden un determinado stock de productos o un catálogo concreto. “Con Sage 200cloud sacamos un código de cliente, lo volcamos a la nube y el programa del cliente puede acceder a ese archivo Excel o CSV con la información de su stock para poder gestionar esta información con el programa que utilice el cliente”, explica Silvia Quintas.

 

Un Sage 200cloud a medida

Profitness Century comercializa al por mayor suplementos alimenticios para deportistas. Precisamente por eso, la compañía tenía la necesidad de generar un informe para hacer la trazabilidad de todos estos productos, tal y como exige el Ministerio de Sanidad. Este informe de trazabilidad se realiza con Sage 200cloud, ya que de otra manera la compañía tendría muchas más dificultades para poder cumplir con esta exigencia.

Pero, además, Sage 200cloud ha sido adaptado por Saqqara a las necesidades de Profitness Century. La responsable de Administración de la compañía reconoce: “Hemos dado treinta vueltas de rosca al programa porque lo han configurado a nuestra manera de trabajar”, algo que ha supuesto una “inversión importante”, tanto en tiempo como en recursos económicos para poder lograr esta gran personalización del programa.

Los beneficios, sin embargo, son evidentes. “En tareas de facturación se ha ganado mucho tiempo”, reconoce Quintas, quien detalla que, gracias a 200cloud, se han podido localizar productos que en principio no aparecen en almacén. “Con Sage 200cloud podemos hacer un seguimiento averiguando dónde estaba el artículo extraviado”, señala.

De esta forma, y gracias, por ejemplo, al informe de caducidades, Profitness Century está evitando que caduquen productos en su almacén.