Best Practice

EIKA optimiza su tesorería con la ayuda de LKS Next

Esta compañía industrial consigue, gracias a Sage XRT Treasury, reducir los tiempos en la gestión de tesorería y mejorar su planificación financiera.

En la comarca vizcaína de Lea Artibai se encuentra la sociedad cooperativa EIKA, una empresa perteneciente al grupo vasco Corporación Mondragón que desde 1973 fabrica componentes para la cocción eléctrica como generadores de calor o reguladores para hornos y placas. Tanto es así que, por ejemplo, más del 40 % de las vitrocerámicas que se venden hoy en día en el mundo incorporan algún componente de esta empresa.

En su departamento financiero trabajan Almudena Trujillo, directora financiera, y Naia Doistua, responsable de tesorería. Desde hace varios años utilizaban una solución tecnológica que, aunque cubría sus necesidades, escondía ciertas limitaciones. “Teníamos problemas con los tiempos empleados. Necesitábamos descargar diariamente y de forma manual los ficheros bancarios para cada una de las entidades con las que trabajamos. Después debíamos hacer un trasvase de esa información a la contabilidad en nuestro ERP, lo que suponía un proceso largo y muy complejo. Además, no teníamos un programa que nos permitiera ver nuestras posiciones diarias de tesorería, así como hacer previsiones a corto plazo”, explica Almudena Trujillo.

Por estos motivos, decidieron implementar en el departamento un nuevo software que les permitiera resolver esos problemas y agilizar la gestión de la tesorería. “Nos pusimos en contacto con nuestro Partner tecnológico, LKS Next, quien nos recomendó apostar por Sage XRT Treasury. Hicimos una prueba, nos gustó y lanzamos el proyecto”, asegura Naia Doistua.

 

La fase de planificación

A partir de ahí, tanto los expertos en tecnología de LKS Next como las representantes del departamento financiero de EIKA comenzaron una serie de reuniones para planificar cómo debían llevar a cabo la implementación del software. “LKS Next gestiona nuestro ERP, por lo que debíamos coordinarnos muy bien con ellos para que el proyecto tuviera éxito”, apunta Trujillo. La propia directiva confirma que esta fue, sin duda, “la fase más importante de todas”, porque en ella se produjo “la definición y el estudio del proyecto para que luego el arranque fuera más fácil”, puntualiza. Además, en el transcurso de esta, fueron conscientes de que tendrían que cambiar algunos procedimientos que estaban acostumbradas a hacer y redefinir ciertos flujos de trabajo para adaptarse a la que sería su nueva realidad.

Durante este periodo de planificación también constataron cuáles eran los módulos de la aplicación que debían instalar en primer lugar y cuáles dejar para después de que el software echara a andar. En el primer caso, se decantaron por los módulos de Comunicación bancaria, que permite la automatización de la descarga de extractos bancarios; de Cash, que facilita la gestión de tesorería; de Contabilización, para el registro de movimientos bancarios; y la integración con el ERP de la empresa. Para después del arranque dejarían el de Gestión de las operaciones de financiación e inversión a medio y largo plazo y el de Cuadros de mando, lo que les permitiría efectuar análisis de los principales indicadores de tesorería de la empresa.

De esta forma, y gracias a la planificación desarrollada, la implementación de la solución fue “muy fluida, rápida y fácil”, en palabras de Doistua. Al final, en menos de un año ya tenían el sistema a pleno rendimiento y estaban disfrutando de las ventajas que les proporcionaba.

 

Beneficios obtenidos

Las dos representantes del departamento financiero de EIKA son conscientes de que, con la solución Sage XRT Treasury, está ahorrándose mucho tiempo. “Esto se puede concretar en que hemos conseguido hacer rápida y sencilla la descarga automática de los ficheros bancarios, que era algo laborioso y que podía dar lugar a muchos errores”, afirma Doistua. Por su parte, su compañera añade: “Este programa de tesorería también nos ha facilitado la casación con las previsiones que tenemos en el ERP y con la contabilización de todos los movimientos bancarios, así como mejorar la visualización de la posición de tesorería, las previsiones, etc.”. Todo ello, además, han ido ajustándolo, tras la implantación, a las necesidades de la empresa para conseguir los mejores resultados posibles.

Ahora les queda un último paso. “Una vez que vemos que el resto de fases, que son más operativas, están implantadas, queremos extraer un mayor valor añadido a la información de Sage XRT Treasury nos proporciona”, comenta Trujillo. Esto se consigue, continúa, “sacando más jugo al módulo de Cuadro de mandos que instalamos en último lugar. Esto nos va a permitir hacer un seguimiento más detallado de nuestra política financiera y elaborar informes en los que analizar distintas métricas para hacer previsiones futuras. De hecho, es algo en lo que trabajaremos en los próximos meses”, confirma Trujillo.

Para terminar, ambas representantes del departamento financiero de EIKA reconocen que, durante todo este proceso, se han sentido muy arropadas por parte de su Partner tecnológico, LKS Next, a pesar de la complejidad que tenía el proyecto. “Todas nuestras dudas se han ido resolviendo. Además, nos consta que ellos estuvieron en contacto permanente con Sage a medida que avanzaba la implementación. Incluso, en alguna ocasión nosotras mismas llegamos a proponer al fabricante mejoras que nos parecían importantes y siempre nos dieron una solución”, matiza Doistua, quien concluye: “Por todo ello, estamos muy contentas y satisfechas con el resultado final del proyecto”.