Best Practice

Cosmo Médica apuesta por Sage 50cloud de la mano de Grupo Azeta

Este negocio de distribución de productos médicos y ortopédicos redujo un 70 % el tiempo dedicado a tareas administrativas.

Cosmo Médica es una empresa familiar que se dedica a la importación y distribución de productos médicos y ortopédicos desde hace más de 20 años. Sus orígenes están en San Sebastián, pero posteriormente los fundadores de la compañía se trasladaron a Valencia.

Desde esta última ciudad estos han desarrollado un negocio que hoy en día alcanza ya casi 2 millones de euros de facturación y unos 3.500 clientes. La compañía cuenta con nueve empleados entre las cinco áreas de la compañía: contabilidad, pedidos, presupuestos, proyectos y logística. Sus principales clientes son las ortopedias, distribuidores, residencias, centros de atención primaria, clínicas, hospitales y ayuntamientos.

Al principio la gestión del negocio era muy manual, apenas usaban Excel y Word para la gestión de pedidos y facturas. Pero poco a poco la evolución de este pequeño negocio fue requiriendo de tecnología que les permitiera gestionar de forma más eficiente las diferentes áreas de la empresa. Es así como empezaron a usar FacturaPlus, más tarde Eurowin y finalmente adoptaron Sage 50cloud.

Sage 50cloud supuso un cambio radical tanto en el control de todas las áreas de la empresa como en el tiempo empleado en las tareas administrativas. Con la nueva solución han conseguido la agilidad que necesitaban en la atención al cliente y la gestión de almacén.

Cosmo Médica implantó Sage 50cloud para todas las áreas de la empresa, desde la contabilidad hasta el almacén, para poder controlar todos los procesos de la empresa de principio a fin.

Con esta nueva solución, y gracias a su integración con Office 365, han conseguido optimizar la atención al cliente, la logística del almacén y la conexión con la administración que gestiona toda la documentación de más de 4.000 productos diferentes que distribuyen en el mercado español.

 

Integración con Office 365

Sage 50cloud ha supuesto para Cosmo Médica un salto enorme en la gestión de todos sus procesos internos y de cara a cada uno de sus clientes. Una de las características que la gerente de Cosmo Médica destaca es que Sage 50cloud es muy intuitivo y les ayuda a gestionar las tareas de forma más rápida que antes. “Con solo un clic puedes saltar de un área a otra de la aplicación para buscar la información que necesitas en cada momento”, afirma Mariví. “Además, la flexibilidad de la solución para crearte tus propios informes agiliza mucho las tareas rutinarias”, añade.

La automatización de tareas es otra funcionalidad de Sage 50cloud que destaca Mariví, ya que el sistema gestiona automáticamente tareas rutinarias programadas, mientras el usuario dedica ese tiempo a otra cosa.

El equipo comercial ahora puede acceder a toda la información de los clientes de forma unificada y en una sola vista. Gracias a la integración de Office 365 en Sage 50cloud, la información se vuelca rápidamente en un único listado que se envía de forma rápida y sencilla por correo en el momento en que el comercial lo necesita. “Lo que antes nos llevaba dos días, ahora lo hacemos en dos horas”, asegura.

Pero esto es solo un pequeño ejemplo de la cantidad de tareas que se ejecutan gracias a la integración con Office 365. “Todas las plantillas que usamos en los diferentes departamentos se pueden enviar por Office 365, como por ejemplo los albaranes y pedidos”.

Esta integración resulta especialmente interesante a la hora de enviar comunicados de ofertas, promociones o cambios de tarifa personalizándolos para cada cliente. “Desde el propio sistema podemos generar esos comunicados para hacer envíos a todos nuestros clientes, permitiéndonos incluso seleccionar o diferenciar los comunicados según diferentes criterios (tipo de cliente, zona geográfica, tarifas…). Ya no dependemos de una tercera empresa para poder lanzar este tipo de comunicaciones”.

 

Gestión de almacén integrada

La solución controla lo que se hace en cada momento, detectando posibles errores con antelación en cada una de las tareas que se están ejecutando. Para Cosmo Médica esto supone un ahorro de tiempo incalculable, pues obliga a los usuarios a corregir el error antes de seguir adelante, y evita paralizar el resto de tareas del departamento o de otras áreas de la empresa.

El control del almacén también se ha agilizado enormemente con Sage 50cloud. Gracias a la integración del sistema y a las amplias posibilidades de esta solución, ahora Cosmo Médica lleva un control exhaustivo de stocks, la trazabilidad y los códigos de barras y en breve van a comenzar con el posicionamiento de los productos en el almacén. “Además, Sage 50cloud nos permite generar documentos para devoluciones o roturas, algo que nuestro sistema anterior no permitía, ya que solo nos dejaba hacer un simple albarán”. La integración de la solución con el resto de áreas de la empresa les permite realizar una gestión más ágil de cada entrada y salida de productos.

 

Fácil instalación y puesta en marcha

Grupo Azeta es el Partner de Sage que ha llevado a cabo la migración a Sage 50cloud en Cosmo Médica. La compañía lleva siendo el Partner tecnológico de Cosmo Médica desde hace algunos años y ha sido un aliado clave en el proceso de cambio. Según Mariví, la relación con ellos ha sido siempre muy sencilla y fluida. Ella misma destaca de Grupo Azeta la buena gestión realizada durante el proyecto de migración en cuanto a planificación y tiempo de implementación. “Gracias a esta buena gestión, en tan solo unas horas pasamos de nuestro antiguo sistema a Sage 50cloud”. El equipo había sido formado previamente en el uso de la aplicación, por lo que el salto a la nueva solución no supuso ningún freno en el funcionamiento de la empresa.

Cosmo Médica ve muchas oportunidades de cara al futuro gracias a la implantación de esta nueva solución, tanto en el entorno del almacén como en la gestión online. Uno de los pasos más inmediatos que van a dar es la integración de su solución de e-commerce con Sage 50cloud para una gestión integral de su venta online.