Best Practice

Gravotech agiliza tiempos y simplifica procesos con Sage Murano y Sage CRM

Un mejor control de los impagados o una información unificada y centralizada son solo algunas de las primeras mejoras experimentadas con la implantación de Sage Murano y Sage CRM en Gravotech.

Técnicas del Grabado SA es una empresa distribuidora exclusiva del grupo Gravotech, sociedad francesa con tres marcas diferenciadas por ramas de negocio. Por un lado, la marca Gravograph abarca maquinaria y consumibles de grabado para la industria de la personalización, identificación y rotulación. Por otra, la marca Technifor, enfocada al marcaje industrial y la trazabilidad. Finalmente, Type3 engloba software de diseño CAD/CAM para la joyería y la industria. Además, Técnicas del Grabado tiene la distribución exclusiva en España y Portugal de los sellos de caucho Shiny.

En total, la compañía está formada por 18 personas repartidas entre Madrid, Pamplona y Barcelona.

Todo este negocio se gestiona utilizando tanto Sage Murano como Sage CRM, aunque no siempre ha sido así. Tal y como explica su directora general, Ana Martínez, antes se usaba un software casi para cada departamento. “No estaban integrados, con lo cual teníamos muchas duplicidades y trabajábamos el doble”, asegura. Además, “tampoco teníamos herramientas para llevar el control de los pagos y la demora en los mismos, ni todas las posibilidades de control de stock”. Ahora sí cuentan con ellos gracias a Sage Murano y Sage CRM.

Más datos, más posibilidades

Ana Martínez también explica que, antes de la llegada de las soluciones de Sage, la compañía tampoco tenía la opción de saber las exigencias de tesorería. “Queríamos integrar el CRM con el ERP para que todo el mundo compartiera la misma información”.

Una de las principales necesidades era controlar los impagados de una manera sencilla, ya que antes les llevaba mucho tiempo hacerlo. La directora general de la firma también buscaba poder hacer una contabilidad analítica de negocio, dado que tienen cuatro unidades perfectamente diferenciadas. “Necesitamos atribuirles sus costes y su rentabilidad de negocio”, sentencia.

Un mayor control del stock, la rotación de los diferentes materiales o mejorar la trazabilidad de algunos artículos son otras de las necesidades de Gravotech. En este último punto, Martínez relata que ahora se hace esta trazabilidad por el número de serie de cada máquina, gracias a los cambios realizados por Aelis, Partner de Sage, a la hora de implantar Sage Murano.

 

Vinculación fructífera

Así, Aelis ha sido el encargado de establecer esta vinculación entre Sage Murano y Sage CRM de una manera correcta. De esta forma, tanto comerciales como técnicos conocen en todo momento la máquina que tiene cada cliente en su casa, qué número de serie posee, el estado de la garantía y toda la información útil relativa a cada uno de estos dispositivos.

Esta integración está permitiendo que Gravotech tenga, asimismo, un mayor control de la tesorería, conociendo al dedillo la rentabilidad de cada familia de producto. “Gracias a las funcionalidades de Sage Murano, podemos conocer la rentabilidad incluso por subfamilia dentro de cada categoría de producto”, explica esta responsable.

“Asimismo, nuestra labor de marketing ha mejorado con Sage CRM. Ahora es más personalizado y efectivo. Tenemos un mayor control de la actividad comercial y del servicio técnico”, afirma.

 

Un prestigio reconocido

Ana Martínez reconoce que llegó hasta Sage por el prestigio que precedía a la marca. “Tiene mucha visibilidad en el mercado”, asegura. “Nos fiamos por el reconocimiento del mercado”. Más concretamente, destaca de Sage Murano sus muchas posibilidades. “Ofrece más incluso de las que aún somos capaces de asumir”, reconoce.

“Sabes que estás adquiriendo una solución a largo plazo, dado que en 5 años no se va a quedar obsoleta, algo que es importante cuando haces una inversión de este tipo”, sentencia Ana Martínez.

Todo este abanico de posibilidades también hace indispensable, en palabras de la directora general de Gravotech, el trabajo del Partner, en este caso Aelis. Suya es la responsabilidad de adaptar todas estas funciones al desempeño diario de la compañía.

Aelis “entiende perfectamente cuáles son nuestras necesidades como empresa y adecúa las soluciones de Sage a nuestra forma de trabajar”, explica Martínez.

Aunque no tuvieron que hacer excesivas modificaciones, la directora general de Gravotech sí valora la integración que se ha efectuado de Sage Murano con Sage CRM. “Permite que todos los comerciales sepan las máquinas de cada cliente, cuál es la fecha de instalación, cuáles son las garantías…”.

Esto llevó también a una pequeña personalización para que el servicio técnico pudiera tener esta información para hacer los presupuestos de reparación de las máquinas en los clientes.

Versatilidad y potencia

Aelis ha sido el encargado de llevar a cabo la formación necesaria para que los empleados de Gravotech conozcan las posibilidades de ambos programas. “Es un software muy potente, y para poder sacar partido de todas sus posibilidades es necesario conocerlo bien”, esgrime Ana Martínez.

En este punto, el trabajo de Aelis resulta básico, ya que Sage Murano es una herramienta muy versátil, pero necesitan la ayuda de Aelis para poder maximizar sus beneficios.

Ana Martínez también explica que la migración de la base de datos no ha sido sencilla, dado que manejaban una red de contactos de más de 18.000 referencias. A ello hay que sumar todos los artículos en stock. “Cuando se maneja este volumen de datos se añade complejidad a los proyectos”.

Eso sí, gracias a las soluciones de Sage se ha podido hacer una mejor categorización de todos estos productos y conocer detalles como el volumen de ventas o el margen de beneficios que dejan. Además, gracias a las herramientas de Sage Murano, realizar el inventario es ahora más sencillo, según esta directiva.

Por todo ello, considera que la combinación de Sage Murano y Sage CRM ha supuesto un ahorro de tiempo, ya que ha simplificado algunos de los procesos que eran bastante complicados. “Por ejemplo, el control de impagados o hacer presupuestos es más visual y sencillo”. También es importante poder tener toda la información en común y centralizada, “de manera que todo el mundo pueda conocerla, lo que también favorece la comunicación dentro del negocio”.

El hecho de que Sage Murano y Sage CRM se hayan integrado también evita que se dupliquen tareas e información.

Así pues, aunque en un primer momento se buscaba la modernización de la infraestructura tecnológica, Gravotech confirma que se está logrando una mejor integración de los datos, un ahorro de tiempo y un mayor control del negocio.

Principales mejoras

Por todo ello, Ana Martínez considera que las principales mejoras desde la llegada de Sage Murano y su integración con Sage CRM se han producido en el servicio técnico, el control de la actividad comercial y el de morosos e impagados.

No obstante, también reconoce que todavía hay muchos aspectos de Sage Murano en los que tienen que profundizar, por lo que el campo de mejora es abierto.

“Tenemos contratados los módulos de Tesorería y Contabilidad Analítica, por ejemplo, pero lo cierto es que están aún por explorar. Son nuestro objetivo para 2017”, reconoce.

Marketing también sería otra de esas áreas que Gravotech aún puede exprimir más con Sage. “Tener áreas de mejora siempre es bueno”, sentencia Ana Martínez.

 

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