Best Practice

El riego de la gestión del stock de Unirain depende de Sage Murano

La digitalización del negocio permite hacer una mejor trazabilidad y tener un mayor control del estado real de las cuentas y los márgenes de beneficio.

Unirain fue fundada en 1986 por el padre de Nuria y Mayte Marco, y se dedicó inicialmente a la importación de productos de riego americanos e israelíes. Posteriormente también apostó por la fabricación y comercialización de sus propios aspersores, y en los años 90 entró en el mercado de las válvulas ventosas. Cuando en 2006 fallece su fundador, las dos hermanas (que ya trabajaban en la empresa) deciden continuar con el negocio familiar. “Gracias también al apoyo de los trabajadores, que se implicaron mucho, hemos conseguido salir adelante y con buenos resultados”, asegura Nuria Marco, directora financiera de la compañía.

Es en ese momento de coger las riendas cuando las dos hermanas deciden modernizar la compañía y apostar por las soluciones Sage. “Como muchos fundadores, nuestro padre lo llevaba todo en la cabeza. Entendía el negocio, pero a su manera, y había muchos procesos y datos que no estaban documentados. Fue un trabajo muy duro, pero vimos la importancia de tener la información en el momento, información fiable, la gestión de los stocks y cómo eso repercute también en el ahorro de tiempo”, explica Nuria Marco. Algo que, además, les permitiría saber con precisión cómo iba el negocio.

 

Arrojar luz y trazabilidad

Con la intención de arrojar luz en el consejo de administración que se implanta en Unirain, la empresa apuesta por Sage. “Había que ofrecer información sobre la evolución de la compañía, sus márgenes de beneficio, etc.”.

Avanza Consultores, Partner de Sage, fue el encargado, además, de desarrollar un sistema de control del almacén y stock específico para Unirain, basado en los productos Sage.

De hecho, el control de los stocks era lo más importante para el negocio. “La parte de contabilidad estaba muy controlada, pero el control del stock se hacía de manera anual y se perdía la pista de cuánto había aumentado o disminuido mes a mes”, explica la directora financiera. “La persona que se encargaba del almacén era la única que sabía dónde estaba cada producto por código, por lo que había una dependencia muy grande de que acudiera al trabajo o no”. Por eso, el sistema desarrollado por Avanza permite que, en cuanto entra un producto por la puerta de Unirain, se registra y se le asigna una ubicación, “de manera que cualquier persona puede, desde la oficina, saber en qué estantería y lugar está situada la caja que llegó con el pedido de un proveedor concreto”.

Gracias a Sage Murano, la trazabilidad de todo el stock de Unirain ha ganado enteros y es más eficiente, desde la llegada de un producto hasta su transformación y venta. “El peso del stock en esta empresa es muy elevado”, resalta Nuria Marco. “Tenerlo controlado o no podía afectar seriamente a la cuenta de resultados, como para poder analizar si el negocio va bien o no”.

 

Un desarrollo a medida

Basado en el módulo de producción de Sage Murano, Avanza Consultores ha desarrollado esta utilidad a medida de Unirain. Es un sistema que se apoya en la base de datos de Sage Murano, pero que, además, “tiene que casar dos almacenes, el general que viene con la aplicación y el interno, para la trazabilidad”, explica la directora financiera.

De esta forma, en los controles periódicos que realiza Unirain, ambos sistemas de control del almacén tienen que cuadrar el uno con el otro. “Para nosotros ha sido fundamental el trabajo que ha realizado Avanza. Desde su desarrollo, apenas tenemos descuadres en la gestión del stock, sabemos perfectamente dónde está cada cosa, las personas de almacén no son imprescindibles y podemos hacer una mejor gestión del almacén, enviando primero las cajas más antiguas”. Gracias a Sage Murano y a esta personalización, el stock se actualiza casi automáticamente, de manera que también se corre menos riesgo de que algunas cajas y productos acaben caducando en el almacén.

Aunque cada vez se producen menos incidencias, Avanza “nos da el servicio inmediato y de una manera satisfactoria”, por lo que “estamos muy contentos con ellos”, resalta Nuria Marco.

 

Digitalizando el negocio

Asimismo, gracias a la digitalización de la compañía, Unirain también realiza informes personalizados exportables a Excel. De igual forma, cuenta con unas fórmulas personalizadas que les permite, entre otras cosas, hacer un cálculo de previsión de compras. “Tenemos muchos códigos y piezas pequeñas que compramos en grandes cantidades a muchos y diversos proveedores”, explica. “Hacer una estimación de cuánto se gasta en el montaje y de cuánto sale a la venta nos da el control del consumo y, con esos datos, podemos tener un informe en apenas dos clics, lo que nos ahorra muchas horas de trabajo”.

Para calcular costes de fabricación también se emplea Sage Murano, así como en los escandallos, para saber qué cantidades y de qué códigos se necesitan para hacer un montaje. “Al final estamos hablando de horas de ahorro de trabajo por un montón de trabajadores”, asegura Nuria Marco, que añade el hecho de que también se reduce la probabilidad de errores en todos esos cálculos y trabajos. “Es decir, hemos ahorrado mucho trabajo”. Y pone un ejemplo: “Cada uno de esos documentos que tenemos que elaborar semanalmente antes nos llevaban dos o tres horas de trabajo. Ahora son 10 minutos”, asegura. A ello habría que sumar, entre otros, los balances de stock o la exportación a Excel.

Otros módulos importantes

Pero, más allá de la fabricación y del control de stocks, lo cierto es que todas las áreas y departamentos de Unirain se benefician de la gestión con Sage Murano. Así, Unirain también tiene implantados y utiliza los módulos de compras, ventas, contabilidad, producción y fabricación, el centro de información (del que Unirain destaca que relaciona clientes con artículos, con albaranes de compras y ventas, aportando mucha trazabilidad e información) y el análisis de negocio (“que ahorra mucho tiempo: en una mañana puedes hacer unos informes detallados muy válidos”).

Sage Murano, por tanto, “se ha adaptado muy bien a las necesidades que teníamos en Unirain”.

 

Avanza Consultores es una consultora especializada en distribución comercial a hostelería, desde la perspectiva tanto del fabricante como del distribuidor.