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Los procesos de ecommerce se integran en Pilma Disseny a través de Sage X3 con V13 Consultoría

Las ventas físicas y ‘online’ que realiza la firma de diseño cuentan con Sage X3 como sistema de gestión central, integrando a su vez el control de todos los procesos del negocio dentro de una misma plataforma

En los años 60 y 70, coincidiendo con el boom del turismo, Pilma entra en el mundo del comercio abriendo un conjunto de establecimientos en la Costa Brava (Girona), para, en la década de los 70, inaugurar en Barcelona los puntos de venta centrales de la compañía repartidos en dos instalaciones que aglutinan, hasta el momento actual, todos los estilos de mobiliario existentes en su catálogo.

No sería hasta diez años más tarde cuando la firma crearía la marca PLM Design, con el objetivo de comercializar sus productos exclusivos, a través de la cual la organización ha cosechado numerosos premios, reconocimiento y prestigio internacional, lo que le ha reportado la constitución de diversos acuerdos con otras compañías permitiéndole diversificar su negocio. Así, además de su propia división dedicada al diseño de elementos de interiorismo y mobiliario, Pilma Disseny comercializa productos de primera línea como muebles vanguardistas diseñados por Zeus, elementos de polietileno de Kartell, y maletas de aluminio y policarbonato de Rimowa.

Los antecedentes a Sage X3 en Pilma Disseny

Jonathan Montiel Responsable de sistemas de Información de Pilma Disseny explica los antecedentes a la integración de Sage X3 en los procesos de gestión del negocio de la empresa. “Un software de gestión implementado en Cobol era la plataforma que la empresa utilizaba para dirigir el negocio”. El directivo puntualiza que, en aquellos momentos, la empresa se encontraba en una situación de estancamiento a nivel de gestión de tiendas. “Utilizábamos un sistema que no nos convencía porque presentaba incompatibilidades con el negocio de la compañía”, afirma Jonathan Montiel.

Es en ese momento en el que Pilma Disseny opta por buscar un nuevo software que diese una solución óptima acorde con sus necesidades y, para ello, implementa Sage X3. En un primer momento, este integrador instala una plataforma de gestión de oficinas y distribución; una parte de negocio, la distribución, a través de la cual Pilma suministra productos a otras tiendas en varios países de Europa. “No obstante”, señala Montiel, “nos faltaba cerrar el círculo, consistente en acabar de implantar el sistema de gestión en los establecimientos comerciales, y también acabar de integrar el conjunto de todo el negocio de Pilma dentro de una misma plataforma de gestión”. Tiempo después, Vint-13 Consultoría (V13) acabaría de integrar las tiendas en la infraestructura TI de Pilma, para pasar a un ciclo de mejora continuada del sistema.

 

Camino hacia la internacionalización a través del ‘ecommerce’

Pilma Disseny comercializa una gran parte de los productos que diseña y produce fuera de nuestras fronteras, pero todavía no se considera una empresa totalmente internacionalizada. Tal y cómo apunta el responsable tecnológico de Pilma: “Todavía no se puede decir que seamos internacionales. Hay proyectos a medio plazo para ello aunque, por el momento, exportamos nuestros productos a través de Partners por toda Europa a establecimientos de otros países”.

Comercializar productos directamente al público a través de tiendas físicas es una labor que Pilma solo realiza en España. Pero, Pilma no vende solo en nuestro país a través de tiendas físicas; la firma ha abierto un establecimiento online que, de momento, se ha puesto en marcha en España para experimentar y progresar en todo lo relacionado con el ecommerce, con las miras puestas en extender este modelo de negocio a todo el mundo.

El establecimiento de comercio electrónico en Pilma Disseny es un proyecto de largo recorrido que inició hace más de dos años y que ha pasado por distintas fases. Para la compañía, la parte que entraña una mayor complejidad de su planteamiento de ecommerce pasa por la distribución. “Tenemos un acuerdo a nivel europeo hacia nuestros clientes, que son otras firmas. Esta parte de nuestro proyecto de tienda online ya está resuelto y, ahora, vamos a por un ecommerce orientado al público”, manifiesta el directivo.

Sage X3 en la puesta en marcha del sistema comercial y de gestión de Pilma

Para coordinar la gestión de la plataforma de comercio electrónico junto con el apartado de gestión del negocio, Pilma Disseny ha integrado Sage X3 contando, de nuevo, con V13 para la implementación del sistema. Por ahora, Pilma, junto con V13, ha integrado toda la parte comercial relacionada con artículos, pedidos, clientes, precios, y stocks de una manera simplificada a nivel de ecommerce, para terminar de ampliar los procesos a través de la web. Para ello, la organización emplea procedimientos lo más automatizados posible, tratando a la vez que la intervención humana sea cada vez más reducida, con la finalidad de evitar errores. “De este modo, nos entra el pedido ya procesado en la plataforma Sage X3, con los importes pagados, y dotado de todos los atributos relacionados con cada pedido integrados perfectamente”, comenta Montiel, quien señala a su vez que, a través de los módulos Finanzas y Distribución de X3, la plataforma de Sage se completa con el software de punto de venta para las tiendas de Pilma, Retail Manager distribuido también por V13, que también está integrado con la plataforma de venta online a través de servicios web que emplea la compañía.

Además de los módulos Finanzas y Distribución de la suite Sage X3, Pilma Disseny ha integrado los de Compras, Ventas, Contabilidad. Jonathan Montiel indica que en la actualidad han iniciado un proceso de estudio del módulo de Tesorería de la plataforma de Sage, con la finalidad de integrarlo en su infraestructura de gestión TI. Desde la perspectiva de modelo de gestión tecnológica, Pilma Disseny emplea un modelo en cloud con servidores que tienen alojados en un datacenter cercano a la Ciudad Condal.

Además de haber integrado Sage X3, junto con todos sus módulos en el modelo de negocio de Pilma Disseny, V13 Consultoría realiza servicios de asistencia técnica a todos los niveles.

Montiel puntualiza a este respecto que todos los procesos departamentales están relacionados con Sage X3, “desde las tiendas a la hora de consultar pedidos o stock y revisiones, hasta entregas, ventas, y contabilidad.”

El siguiente paso a abordar en la plataforma tecnológica de Pilma Disseny, de acuerdo con su responsable TI, pasa por completar el proceso de lo que Montiel define como acabar de cerrar el círculo de las ventas al detalle y del ecommerce. “Como establecimiento comercial, disponemos de procesos en las tiendas online que están muy bien resueltos, especialmente en los elementos que gestionan la integración original del sistema de punto de venta Retail Manager con X3, afirma Jonathan Montiel.

El responsable de sistemas TI de Pilma Disseny tiene muy claro el salto cualitativo que ha representado la integración de Sage X3 en la operativa de la organización a nivel de ventas y su combinación con Retail Manager para la gestión de las ventas al detalle y ventas electrónicas: “Antes hacíamos ventas sin saber muy bien qué vendíamos. Sabíamos el material que entregábamos, porque lo gestionábamos a través de X3, pero la herramienta de ventas ahora nos permite gestionar lo que vendemos en las tiendas. Por un lado, tenemos las compras, totalmente gestionadas a través de X3; pero las ventas de ecommerce no las registrábamos a través de X3, al no ser éste un programa específico de retail”.

Por ello, la compañía integró en Sage X3 el software Retail Manager, lo cual le permite realizar un seguimiento pormenorizado de las ventas a través de análisis estadísticos, previsiones de ventas futuras, compras, mantenimiento de los márgenes al día, y funcionalidades que les permiten realizar una correcta gestión de la información. “Antes estábamos realizando previsiones un poco a ciegas con idea de lo que habíamos vendido por lo que faltaba en stock; mientras que ahora podemos realizar previsiones futuras con márgenes de error bastante ajustados. Si sabemos exactamente lo que vendemos, podemos anticiparnos a la demanda”, asegura Montiel.

El comercio online para maletas que transitan entre la tradición y el diseño más innovador En el momento actual, Pilma Disseny está realizando una fuerte apuesta por la línea de maletas Rimowa, junto a una cuidada selección de otras marcas premium de maletas y complementos de viaje, a través de un negocio basado en un modelo de retail físico y venta online, con la reciente apertura de una tienda Pilma Travel en Madrid que la firma completará con la inauguración de otro establecimiento en Puerto Banús (Marbella), a principios de 2017.

“La tienda física de Pilma Travel en Madrid está totalmente automatizada y es gestionada, igualmente, por Sage X3, lo que nos permite trabajar con stocks mínimos a través de un modelo de gestión mucho más simple con respecto a la tienda de muebles, ya que solo dispone de unas 300 referencias”, señala Montiel, a la vez que comenta que la tienda física Pilma Travel tiene un establecimiento de venta online que se conecta directamente con el centro de gestión de Pilma que está en Barcelona, mientras que en los establecimientos físicos están gestionados por vendedores. “Este modelo de negocio nos permite abrir las tiendas que queramos prácticamente sin la intervención de requerimientos nuevos, simplemente es necesario un ordenador que se conecte con nuestro sistema para empezar a trabajar”, señala Montiel.

En la trayectoria correspondiente al recorrido hacia la transformación digital, Pilma Disseny se considera vanguardista en lo que a implementación TI se refiere en los procesos de negocio de la compañía. Para Montiel, el sector del mueble se mueve en parámetros muy tradicionales y es un tipo de negocio en el que cuesta mucho aplicar cambios. Pero Pilma Disseny marca un punto de inflexión en un mercado tan inamovible como el del mueble, permaneciendo en las primeras posiciones a nivel de diseño y también a la hora de aplicar avances a nivel tecnológico. “Estamos totalmente virtualizados, nuestros vendedores realizan los pedidos directamente en tablets, mientras el sistema TI se encarga de la gestión del cobro del artículo, enviando el cliente a la caja y, tras la operación, en pocos minutos el vendedor ya está informado de todo el recorrido de la venta directamente en su tablet en un proceso que ha sido totalmente gestionado por  Sage X3.” De cara al cliente a nivel de imagen, esta manera de trabajar aporta a Pilma Disseny una gran ventaja con respecto a la competencia.

 

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V13 Consultoria es un Partner oficial de SAGE que distribuye X3, Murano, CRM y XRT. Con su equipo altamente cualificado, aporta el valor añadido necesario para que la implantación de un nuevo sistema de gestión sea todo un éxito. Esta especialización se focaliza en tres apartados: consultoría informática, formación a los usuarios y soporte y mantenimiento.