Best Practice

ISATI o cuando el ERP se convierte en una herramienta más de venta. Sage X3 con Aritmos

Hoy en día, ISATI es una organización consolidada, con una considerable cartera de clientes posicionados en toda Europa. Su conocimiento se extiende a diversos campos, desde la ingeniería aeronáutica hasta las energías renovables, pasando por el sector ferroviario, trabajo que realizan desde sus oficinas técnicas en Madrid y Pamplona, a las que se une un amplio equipo de consultores destinados en todo el mundo, desde Brasil a la República Checa.

Los principales valores que ISATI ha intentado mantener y transmitir se apoyan en la transparencia, la alta cualificación, la planificación, organización y seguimiento.

Pero todos estos elementos no serían posibles sin la utilización intensiva de las Tecnologías de la Información y es precisamente en este campo donde la compañía está poniendo su foco en los últimos años, con la mejora y renovación de sus sistemas para conseguir que éstos se conviertan en el soporte de su crecimiento.

Como señala Rubén Ayúcar, Business Manager de ISATI, “somos una ingeniería y a pesar de que utilizamos las más modernas tecnologías para nuestro trabajo, no ocurría lo mismo con la gestión. No contábamos con un programa que unificara toda la información, solo teníamos un aplicativo en contabilidad que ni siquiera nos permitía facturar. El control de las facturas y albaranes lo realizábamos mediante aplicaciones ofimáticas y con el crecimiento que la compañía estaba experimentando, nos dimos cuenta de que era imposible seguir así”.

“Para la puesta en marcha de los nuevos proyectos que queríamos llevar a cabo”, continua Rubén Ayúcar, “vimos la necesidad de incorporar un sistema que nos permitiera unificar toda la información, integrando todos los departamentos de la empresa, por lo que nos decidimos a implantar un ERP ya que consideramos que esta era la solución más adecuada”.

El primer paso una vez tomada esa decisión fue realizar una definición de las necesidades básicas de la organización. A partir de ese momento llevaron a cabo un análisis del Mercado para ver qué posibilidades ofrecía, cuál era el ERP más adecuado y los proveedores que podían ofrecer la solución que mejor se adaptaba a sus necesidades.

 

Apostar por la plataforma de Sage

“El primer paso fue realizar un análisis del mercado para ver qué oferta había, qué proveedores contaban con un ERP que pudiera cubrir nuestras necesidades y que encajara tanto en nuestra actividad, como en nuestra forma de trabajar y en nuestro tamaño, porque no hay que olvidar que ISATI es una pyme”, comenta Ayúcar.

Cinco fueron los proveedores elegidos después de este primer análisis: SAP, Microsoft, Sage, I68 y Solmicro, “cada uno de ellos tenía diferentes tamaños, desde los más grandes hasta los proveedores más locales y por lo tanto su producto era también diferente. Mantuvimos reuniones con todos, nos hicieron sus demos y analizamos sus características”. “Entre las que valoramos más”, explica el business manager de ISATI, “que el producto fuera multiempresa, ya que uno de nuestros objetivos era crear nuevas compañía, pero también multiidioma, algo muy importante porque tenemos ingenieros de toda Europa e incluso en EE.UU y debían poder interactuar con el sistema en su idioma. También era imprescindible que fuera multilegislación, pues disponemos de filiales fuera de España, por ejemplo en Suiza donde hemos creado una delegación y por último, era necesario que dispusiera de un módulo de proyectos que nos permitiera recoger los datos de las horas y los gastos de los ingenieros en cada uno de los trabajos que realizan y que además esta carga de datos pudiera hacerse mediante una aplicación web”.

Con todos estos requisitos la solución elegida fue el ERP X3 de Sage, que no solo cubría los requerimientos técnicos sino que disponía de un módulo de proyectos que se adecuaba perfectamente a lo que ISATI necesitaba y que fue uno de los factores que más peso tuvo en la decisión final. “El ERP de Sage disponía, no solo del módulo de proyectos sino que contaba con una aplicación web ya desarrollada. Era además un sistema bastante fácil de manejar y de implantar.

Era una solución integrada. Otro detalle que nos gustaba de Sage X3 es su gran navegabilidad. Con otros ERP no puedes navegar tan fácilmente, no te permiten pasar de una tabla a otra, hacer cambios en los registros y que todo se actualice automáticamente. Todo esto ahorra muchos minutos de trabajo a lo largo del año. Además disponía de un CRM integrado, lo que no ofrecían otros paquetes que te obligaban a comprarlo de forma independiente”, asegura Rubén Ayúcar.

 

La elección del Partner

Un aspecto importante tras la elección de la plataforma por parte de ISATI fue la selección del Partner encargado de realizar la migración. En esta misión es Sage la que aporta el que considera más adecuado para las necesidades de ISATI.

“Aritmos fue el integrador con el que Sage nos puso en contacto para llevar a cabo el desarrollo de nuestro proyecto. Sin duda que una buena elección, pues se trata de uno de los mayores implantadores de Sage X3 en España. La relación que hemos establecido con ellos ha sido muy buena y se comprometieron con nosotros para llevar a cabo con éxito la implantación” señala Rubén Ayúcar.

 

Solución empresarial centrada en el cliente

Sage X3 es una solución de gestión empresarial basada en una plataforma tecnológica de vanguardia, altamente escalable, tanto desde el punto de vista técnico como funcional, que permite añadir usuarios o módulos a medida que la organización va creciendo. Destinada a medianas y grandes empresas con expansión internacional, Sage X3 permite transformarse y avanzar a través de la tecnología, al estar especialmente diseñada para las empresas del midmarket con retos y requerimientos específicos de diferentes sectores. Dispone de un amplio alcance funcional y entre sus principales características destacan: una navegación intuitiva por los procesos gráficos interactivos; un portal para cada función con indicadores de rendimiento avanzado, la integración completa con herramientas Office; potentes herramientas de parametrización para una mayor flexibilidad; preparametrizaciones para realizar rápidas implantaciones; la existencia de informes ya integrados y listos para poder empezar a trabajar inmediatamente y herramientas de inteligencia empresarial. La interfaz, muy intuitiva y colaborativa, basada en HTML5, soporta múltiples navegadores y la personalización por parte del usuario. Integra un navegador de tipo lista o árbol, con múltiples pestañas, el acceso a los datos de forma gráfica (planificaciones, histogramas, diagramas de Gantt, gráficos tipo tarta), el acceso directo a las últimas fichas modificadas, una ayuda en línea hipertextual en formato HTML personalizable por el usuario y la posibilidad de conectar fichas entre sí gracias a un explorador de enlaces de forma manual o automática. Entre las principales características de Sage X3 destacan su trazabilidad extendida, desde el efectivo hasta las órdenes de pago; la personalización de documentos; la configuración flexible de las diferentes legislaciones aplicables; un mayor control sobre las operaciones y la automatización mejorada.

 

La implantación fue el inicio del cambio

Enero de 2013 fue el momento elegido por los responsables de ISATI para iniciar el proceso de migración. “Comenzamos con el arranque del año y decidimos empezar por el área de contabilidad porque era la parte más estándar del programa. El primer paso fue la contabilización de facturas, para luego pasar a implantar el módulo de proyectos, ya que éste se iba a convertir en el troncal de toda la implantación y era la parte más importante para nosotros. Una vez que estuvo consolidado se fueron implantando el resto de los módulos, contabilidad, financiero, etc.”, relata Rubén Ayúcar. ISATI ha implantado el 95% de las características estándar de Sage X3 y solo se han llevado a cabo pequeñas programaciones para mejorar la forma de realizar informes y algunos procesos, pues como señala el Business Manager de la compañía, “no queríamos desarrollos especiales, porque como no veníamos de un ERP anterior, no teníamos vicios ni costumbres adquiridas, ni un sistema informatizado de trabajo, preferimos ser nosotros los que nos adaptáramos a las características de la aplicaciones y no al contrario. Además cuando trabajas con una aplicación muy estándar, es mucho más fácil llevar a cabo las actualizaciones y la implantación de nuevas versiones que si cuentas con muchos desarrollos específicos”.

Un aspecto destacado de todo el proyecto de implantación ha sido el programa de formación que desde Aritmos se diseñó para ISATI y que como nos explica Rubén Ayúcar, “se llevó a cabo en los primeros meses. Empezamos por el departamento de contabilidad y luego extendimos la formación al resto de los departamentos. Esta formación nos sirvió durante la implantación para recoger las impresiones y propuestas de nuestra plantilla, que son los usuarios reales de la aplicación. También se diseñaron diferente documentos explicando, de forma muy visual, el módulo de proyectos para los ingenieros que no están en las oficinas y a los que no se podía dar la formación de la misma forma”.

 

Más beneficios de los esperados

Como señala Rubén Ayúcar de forma muy gráfica en lo que se refiere a los beneficios obtenidos con la implantación de Sage X3, “si hacemos una fotografía de cómo estaba antes y ahora no se parecería en nada. No teníamos sistemas integrados de gestión, excepto en Calidad, y la información se había vuelto casi inmanejable. Ahora disponemos de un control casi total sobre nuestros procesos y sobre todo y más importante sobre los costes. Los ingenieros saben dónde tienen que imputar las horas, tienen un control visual de los proyectos asignados y eso era algo impensable antes. En este primer trimestre del año ya tenemos creados casi 90 proyectos y si no cuentas con un programa de gestión es imposible su control. También hemos mejorado de forma destacada la parte financiera. Disponemos de una contabilidad analítica muy potente que nos facilita realizar análisis que nos ayudan en la toma de decisiones”.

Otra de las áreas en las que ISATI ha observado importantes mejoras y que sin embargo no estaba contemplada inicialmente era en la gestión de la formación. “Si bien Sage X3 no dispone de un módulo específico de formación, estamos utilizando el módulo de proyectos para diseñar planes de formación para nuestros empleados. En él recogemos las horas que han invertido los ingenieros en formación lo que nos permite disponer de un control total de las actividades formativas”.

La adquisición del módulo de Sage Murano para la gestión de los recursos humanos facilitará en un futuro próximo toda la gestión de la parte de formación se que integrará plenamente con esta aplicación.

Otra de las mejoras que ISATI ha obtenido con Sage X3 ha sido la trazabilidad de toda la documentación, porque como señala Rubén Ayúcar, “la aplicación incorpora un gestor documental muy sencillo que nos permite establecer un vínculo con cada proyecto y con la documentación que se genera”.

Todas estas mejoras han tenido un reflejo directo en los clientes de ISATI. Como afirma su Business Manager, “cuando vamos a los clientes lo hacemos con una mayor seguridad, podemos mostrarles que la gestión que hace ISATI de todos los aspectos de un proyecto es la más adecuada, que pueden estar seguros de que controlamos hasta en el último detalle, las horas invertidas, los márgenes y todo ello nos permite ser una compañía rentable. Nuestro ERP se ha convertido en una herramienta más de venta, en un elemento competitivo y en un punto frente a nuestros clientes, pues no podemos olvidar que somos una pyme pero nuestra capacidad tecnológica nos permite codearnos con las más grandes y ofrecerle a los clientes todo tipo de informes y reportes que ellos necesiten”.

 

Proyectos de futuro

Una vez que la implantación de Sage X3 ha terminado, ISATI tiene en marcha algunos proyectos que afrontarán en los próximos meses y que como afirma Rubén Ayúcar, “no serían posibles si no contáramos con el ERP de Sage. Uno de los que pondremos en marcha será la implementación del módulo de planificación, pues no contamos con una herramienta de este tipo. Sabemos que Sage ha desarrollado un módulo de este tipo que permite planificar recursos y asignarlos a diferentes áreas y proyectos. Si nuestras previsiones se cumplen necesitaremos este modulo porque si tenemos que gestionar a 20 ó 30 ingenieros no puedes hacerlo de otra forma”.

 

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Aritmos es una compañía especialista en el desarrollo e implantación de soluciones tecnológicas para empresas y organizaciones. Durante más de 30 años, ha puesto al alcance de más de 2.000 usuarios de empresas soluciones tecnológicas de software, hardware, redes y servicios profesionales de alto valor añadido; soluciones tecnológicas que han permitido a dichas compañías optimizar sus procesos, reducir costes, mejorar la productividad y ganar en mayor eficiencia y competitividad.