Best Practice

Ilerda Serveis planea dimensionar su negocio para evolucionar a empresa de mediana envergadura con Sage X3

En el año 2006, Ilerda Serveis daba un salto empresarial que coincidiría con un importante crecimiento orgánico de la estructura y del negocio, y la inauguración de nuevas instalaciones en el Polígono Industrial Camí dels Frares de Lleida.

En la actualidad, Ilerda tienen una plantilla formada por 20 trabajadores que actúan, además de en Lleida, en las provincias de Huesca y Tarragona, alcanzando una facturación anual de 3,5 millones de euros. Una trayectoria avalada por la calidad de los servicios le valió a Ilerda Serveis, en 2013, el Premio a la Mejor Empresa de Distribución de Productos de Limpieza 2013 en España. La firma cuenta con un equipo formado por profesionales de diversos perfiles: comercial, personal logístico y técnico, fundamentalmente; y, entre sus clientes, destacan los del sector de la hostelería, las empresas de limpieza, residencias, geriátricos, lavanderías, colegios, clínicas e industrias agroalimentarias. Su catálogo concentra desde productos químicos de limpieza industrial, celulosas o útiles de limpieza, hasta maquinaria de limpieza o artículos de un solo uso.

 

Antecedentes

Anteriormente a la implementación de Sage X3, la compañía operaba con el ERP Sage Logic Class; un sistema que, según asegura su propietario, Marc Cerón, les ha permitido acometer con éxito su proceso de expansión y crecimiento en un periodo marcado por la crisis económica de los últimos tiempos.

“Hemos doblado nuestra facturación desde el año 2007 y, a partir de la implantación del nuevo Sage X3 con Aritmos, nos hemos propuesto realizar un crecimiento importante dentro de los próximos años a nivel de resultados económicos, ejercer una ampliación de nuestra zona de mercado hacia nuevos sectores como el área alimentaria, y dar el salto a la cobertura de nuevas zonas geográficas como la reciente entrada de la empresa para la distribución de productos a las empresas de gran consumo de Tarragona y su provincia”. Según argumenta Marc Cerón, el cambio a Sage X3 ha permitido a la organización optar por una solución informática preparada para impulsar una dimensión de negocio que les permita pasar de ser una empresa pequeña a otra de mediana envergadura, gracias a una buena base tecnológica, sólida y modulable que, según señala Cerón, va a permitirles el día de mañana implementar soluciones logísticas, comerciales, de servicios de asistencia técnica y dotadas de otros factores de valor que ayudarán crecer al sistema al TI al mismo ritmo que la compañía crece orgánicamente.

Retos tecnológicos

En 2008, la empresa Ilerda Serveis solicita adaptar el programa totalmente a la operativa de la empresa en todos sus departamentos de forma simultánea; un proceso que les llevaría, según asegura su propietario, a generar un rendimiento que se situaría algo por debajo de sus objetivos a la hora de mostrar, de manera precisa, indicadores ordinarios de la operatividad de la organización. Obtener información real y fidedigna de sus procesos y operaciones, especialmente de las actividades que se realizaban en el día a día, era el objetivo mientras que el comportamiento de los datos albergados en algunas plataformas legacy de la organización causaba “ruidos” que entraban en conflicto con ciertas metodologías de analítica y de BI del nuevo sistema; es por ello que la firma decidió comenzar “desde cero” a partir de 2015. Así pues, a raíz de la implantación que realizó Aritmos durante 2014 en Ilerda Serveis para empezar a trabajar con el nuevo sistema a partir del primero de enero de 2015, Sage junto con la firma integradora Aritmos, propusieron a Ilerda Serveis la puesta en marcha de un proceso de adaptación de la solución informática a la operativa de la comercializadora de forma modular y paulatina, mediante la creación de una comisión liderada por la responsable de la administración de la empresa, quienes trabajarían en la implementación de la estructura básica del programa para, año tras año, ir incorporando otras áreas de gestión teniendo en cuenta sus especificidades.

Inicio del proyecto

El primero de enero de 2015, Ilerda Serveis arrancaba su gestión de negocio con el nuevo ERP Sage X3, implementado por la consultora tecnológica Aritmos, iniciando de esta manera el proceso de gestión integral del negocio de la compañía que su actual propietario tenía en mente. Con esta integración, Ilerda Serveis ha ido optimizando paulatinamente los procesos de gestión de las diversas áreas de negocio de la organización, y mejorando su administración diaria. El objetivo final de dicha actualización tecnológica se fundamentaba en mejorar la competitividad de la empresa, agilizar sus procesos y hacer más eficientes sus tareas habituales.

Con la implantación del sistema básico Sage X3, Ilerda Serveis dispuso ya de las herramientas que gestión de compras, ventas y contabilidad, partiendo de cero, y dejando de lado los datos históricos procedentes de la anterior plataforma. Un año y medio después de la puesta en marcha de Sage X3, la compañía se congratula de poder disfrutar de información fidedigna histórica en compras, ventas, y la posibilidad de obtener indicadores fundamentales para su negocio a nivel de precios medios, márgenes, así como otros datos de valor que X3 es capaz de proporcionar a las organizaciones.

Un año después de integrar el aplicativo básico de Sage X3 a la operativa de Ilerda Serveis, es decir, a primeros de 2016, la comercializadora inicia con éxito la explotación de la plataforma que va a optimizar notablemente el área comercial aportando movilidad, a través de una solución que se conecta directamente con el sistema Sage X3 y que permite a los comerciales trabajar online a través de sus dispositivos móviles. De esta manera, estos profesionales disponen de información precisa y de ayuda a la hora de realizar los pedidos, consultar el stock o gestionar cobros, entre otras muchas funciones.

Así pues, los comerciales de Ilerda Serveis operan con iPads y iPhones de Apple conectados a Sage X3, del que obtienen información en tiempo real y detallada de lo que necesita cada trabajador en todo momento. En el polígono Camí dels Frares de Lleida, la compañía dispone de conexión de fibra óptica, evitando de este modo los problemas relacionados con la disponibilidad de la red. Para el año 2017, la distribuidora tiene previsto incorporar la plataforma logística, y hacerla también accesible desde dispositivos y aplicativos móviles con la finalidad de gestionar todo el almacén de la empresa desde un smartphone o tableta. El año 2018 correspondería, según el empresario, al periodo de la integración de una plataforma de servicios de asistencia técnica.

En aspectos relacionados con el proceso de transformación digital de la compañía, Marc Cerón lo tiene muy claro: “Somos una empresa 2.0 online que invierte e innova siempre en todo lo relacionado con las nuevas tecnologías. Tenemos un motor de trasatlántico pero estamos operando como un fueraborda. Ello quiere decir que, si vamos ampliando estructuras, departamentos, trabajadores, áreas y nuevos clientes la empresa dispondrá de una buena base y estará preparada para crecer. Este es el principal punto a favor que tenemos”.

 

Un futuro que pasa por la optimización de todas las áreas de la empresa

El siguiente paso a realizar, según el empresario, pasa por la puesta en marcha de un sistema de análisis técnico y preciso que haga una radiografía fidedigna del estado de toda la compañía, con el objetivo de obtener información real de lo que ocurre en la empresa en todo momento. En el área de compras, hoy la empresa sabe gestionar muy bien los plazos de entrega del proveedor, así como los pedidos mínimos, y la rotación de los productos que la firma tiene en base a los registros históricos de año pasado, entre otra información.

Asimismo, el departamento de ventas de Ilerda dispone de datos online en tiempo real relacionados con los márgenes con los que trabajan, y dotado de indicadores que miden aspectos tales como la productividad de cada empleado, las rutas realizadas, la efectividad de la logística con respecto a las necesidades que plantea el área comercial, el estado de cada cliente con datos relacionados con cobros, stock de productos, al tiempo que proporcionando información de las últimas entregas, entre otros datos. También goza de la tranquilidad de que su ERP está preparado para adaptarse a nuevas soluciones, como ha sido el caso de la implantación del software Voxel de conectividad entre clientes y proveedores de hostelería.

En el área de contabilidad, Ilerda basa la operatividad de la empresa en el Plan General Contable, mientras que, en el departamento comercial, el trabajador dispone de información acerca de sus actividades semanales, los precios de los productos, y las rotaciones de éstos, entre otros indicadores. “Tenemos una particularidad en la operativa de tarificación de nuestros productos que, tanto X3 como Aritmos, supieron cómo adaptar a nuestras necesidades para poderlas implantar con éxito en la empresa”, puntualiza Marc Cerón.

El software Sage X3, ajustado por Aritmos a las especificidades más concretas de la comercializadora, permitirá a la empresa ejercer un control global y exhaustivo de sus operaciones, facilitando la toma de decisiones del equipo gestor y de los recursos humanos encargados de la administración de la empresa. Además de la implantación operativa y puesta en marcha de la solución de gestión Sage X3, Aritmos se ha encargado de la formación de sus usuarios y del mantenimiento técnico de la solución.

En un futuro a medio plazo, Ilerda Serveis ha previsto llevar a cabo un plan TI que ha de pasar por la implantación de nuevas tecnologías en la optimización de los procesos de negocio, con la creación de una zona restringida para el área de clientes que será accesible desde la web de la propia empresa, www.ilerdaserveis.com, desde la cual cada cliente podrá realizar sus propios pedidos, seleccionando los lugares de entrega, con la tarificación de precios, donde podrá descargarse ficheros técnicos de los productos, y también dispondrá de información relacionada con las últimas facturas emitidas, así como de las actividades del día a día. La firma señala que no entra dentro de sus planes instalar una tienda online dotada de metodologías de ecommerce por el momento, dado que las ventas las realiza a escala profesional. Con respecto al modelo de gestión que utiliza Ilerda, el empresario explica que X3 está instalado en un servidor onpremises dentro de la organización gestionando todas las áreas operativas del negocio. Lo único que Ilerda Serveis mantiene en la nube son los procesos de backup.

 

 

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Aritmos es una compañía de soluciones tecnológicas para empresas. En su sede central de Lérida y en sus oficinas de Tarragona, Barcelona, Madrid, Zaragoza e Igualada, disponen de unas amplias instalaciones, donde trabajan más de 40 profesionales especializados (ingenieros de sistemas, ingenieros industriales, analistas, licenciados en ciencias empresariales, consultores de gestión, programadores, técnicos, etc.).