Best Practice

Sage Eurowin y Gyemo

Logo GyemoModernizar las tecnologías empleadas en la compañía para mejorar la gestión interna y dar el salto a Internet, lo que les permite tener una tienda de comercio electrónico para sus clientes y realizar la expansión nacional de la compañía. Éste es el hito logrado por Gyemo gracias a la instalación del software Sage Eurowin.

Gyemo es una empresa dedicada a la distribución y venta al por mayor de material eléctrico y de iluminación. En su amplio catálogo de productos, pueden encontrarse todo tipo de dispositivos especializados en estas áreas, como halógenos, bajo consumo, LED y accesorios.

Preparándose para el futuro

La compañía siempre ha estado muy preocupada por cómo las nuevas tecnologías podían ayudarle en su objetivo de satisfacer las necesidades de sus clientes y, al mismo tiempo, ganar en eficiencia y competitividad en el mercado.

Gyemo contaba con una solución de software, desarrollada a medida, para llevar el día a día de este mayorista. Se trataba, según explica Óscar Bravo, responsable del departamento de Informática y adjunto al departamento de Compras de Gyemo, de una instalación que databa del año 1991, por lo que su entorno de trabajo se desarrollaba en MS-DOS. Algo que, a todas luces, se había quedado obsoleto cuando en el año 2008 se completa la instalación de Sage Eurowin.

«Este desarrollo a medida no nos permitía poder utilizar herramientas que ya veíamos que iban a ser de vital importancia y que, si no las necesitábamos aún, las íbamos a tener que utilizar», relata Óscar Bravo. Estamos hablando, entre otras cuestiones, de poder sacar partido a Internet o de que los comerciales de la compañía, repartidos por toda España, puedan trabajar on-line (en tiempo real) y sin problemas contra el servidor central de la empresa.

Cuando se tomó la decisión de adoptar una nueva aplicación que diera respuesta a las necesidades concretas de Gyemo, no tuvo dudas en apostar por Sage Eurowin como la mejor solución para las necesidades de su compañía. «Sabía perfectamente cuáles eran los requisitos que se necesitaban y que Sage Eurowin era la aplicación que se ajustaba a nuestras necesidades».

Una migración sencilla

Este conocimiento de Óscar Bravo también ha sido fundamental para que la transición de la anterior aplicación a Sage Eurowin no haya sido demasiado complicada.

El plazo que Gyemo se dio para hacer esta migración fue de medio año. Aprovechando una menor carga de trabajo en verano, instalando la primera versión en agosto. Hasta fin de año la compañía depura todos los flecos pendientes de la migración para adaptarla a su operativa. «No fue un trabajo diario en paralelo, pero intentábamos reproducir en Sage Eurowin lo que todos los días teníamos que hacer con la antigua aplicación, para ir acostumbrándonos a la manera de trabajar y facturar de Sage Eurowin».

Aunque con los típicos temores de toda migración, el responsable de Gyemo reconoce que se dieron el tiempo suficiente para que la transición fuera sencilla para que, cuando ya solo trabajaran con Sage Eurowin, los posibles detalles no contemplados durante la migración fueran los mínimos.

Sin embargo, conforme se avanzaba en el uso del programa «nos dábamos cuenta de que había más desarrollos que podíamos incluir para sacar más partido de las funcionalidades de Sage Eurowin».

En estos momentos, son 15 licencias las que se emplean de Sage Eurowin dentro de Gyemo, tanto personal en remoto como en las oficinas centrales de la compañía, en Carral (La Coruña). Más concretamente, son 9 personas dentro de las oficinas quienes utilizan Sage Eurowin, así como 8 comerciales. «Dado que las licencias son concurrentes y hay personal a turnos, tenemos 17 usuarios de este aplicativo».

Aunque ya sabían de la existencia de la solución Sage Eurowin, fue cuando la conocieron más a fondo cuando se dieron cuenta de que «era lo que nosotros necesitábamos, adaptando algunas características a nuestra operativa».

Sage Eurowin, como solución ERP, permitía a la compañía poder gestionar las áreas más importantes de su negocio como mayorista, desde la contabilidad, las finanzas o el control de productos en stock y en almacenes.

Pero, además, y gracias a los módulos adicionales, Gyemo puede dar respuesta a sus necesidades de comercio electrónico, uno de los motivos del cambio de aplicación en uso.

Una apuesta de futuro

El poder sacar partido de herramientas como Internet fue, sin duda, una de las principales necesidades que tenía Gyemo cuando se decide hacer la instalación de Eurowin. «Nuestro anterior aplicativo nos impedía sacar beneficios de lo que nosotros considerábamos que iba a ser fundamental en el futuro».

Pero, además, con Sage Eurowin se cubrían otras carencias, como el «poder tener mucha más información de clientes y proveedores, así como dar un mejor servicio y más datos sobre productos a nuestros clientes», relata el responsable de informática, quien también destaca «la posibilidad de comunicarnos en remoto» (especialmente con los comerciales) como otro de los puntos fuertes que han ganado con Sage Eurowin.

De hecho, esta utilidad «fue una de las cosas que más nos atrajo de Sage Eurowin, además de su base de datos, mucho más estable, tanto para la propia seguridad de los datos como para poder acceder a ellos».

La mejor apuesta Óscar Bravo conocía desde hacía tiempo la existencia de los productos y soluciones de Sage, así como las posibilidades que tienen sus aplicaciones para empresas como la suya.